Виставлення рахунків за допомогою GnuCash
- Категорія: Linux
У мене багато підприємств запитують мене про те, як вони працюють з програмним забезпеченням з відкритим кодом. Багато хто припускає, що не існує пакетів, за якими Linux та відкритий код не мають пропозицій для SMB (або консультанта), який потребує інструменту для відстеження клієнтів, постачальників та (особливо) виставлення рахунків. І хоча багато користувачів це знають GnuCash , мало хто знає про це багатство інструментів.
Одним із таких інструментів, доступних у GnuCash, є виставлення рахунків. За допомогою GnuCash ви можете створити професійний рахунок-фактуру, який також автоматично оприбутковуватиме до вашої дебіторської заборгованості. Тож ви не тільки зможете видавати рахунки-фактури, створення цих рахунків допоможе вам відслідковувати гроші, що належать вам та вашій компанії. Подивимося, як це робиться.
Насамперед
Я буду працювати з GnuCash 2.2.9 на робочому столі Ubuntu. Я припускаю, що у вас вже є GnuCash, налаштований належним чином для вашого бізнесу, і ви знаєте, як правильно відстежувати фінанси за допомогою цього інструменту. Перш ніж почати створювати рахунки-фактури, вам доведеться створити клієнтів для виставлення рахунків. Давайте створимо нового замовника. Для цього відкрийте GnuCash та перейдіть до Бізнес> Клієнт> Новий клієнт запис меню, щоб відкрити редактор нового клієнта (див. малюнок 1).
Ви хочете заповнити якомога більше інформації для цього замовника. Якщо ви не надасте клієнту номер клієнта, GnuCash автоматично заповнить його для вас. Переконайтеся, що ви заповнили адреси для виставлення рахунків та платежів для цього клієнта.
Закінчивши заповнення цієї інформації, натисніть кнопку ОК, щоб зберегти клієнта.
Тепер ви готові створити рахунок-фактуру. Перейти до Бізнес> Клієнт> Нова рахунок-фактура запис, щоб відкрити розробника рахунків-фактур (див. малюнок 2). Щоб пов’язати клієнта з цією накладною, натисніть кнопку Вибрати та зробіть пошук свого клієнта. Якщо у вас багато клієнтів, ви оціните добре заплановані пошукові фільтри тут. Після того, як ваш клієнт пов'язаний з рахунком-фактурою. Якщо у вас є номер замовлення на замовлення або інший спосіб ідентифікації цього облікового запису клієнта, ви можете додати його до розділу Платіжний ідентифікатор. Якщо ви хочете додати умови виставлення рахунків для цього рахунка-фактури, вам потрібно створити Умови в Редакторі умов виставлення рахунків (цей інструмент можна знайти в Бізнес> Редактор умов оплати.
Після заповнення всієї інформації натисніть ОК, щоб створити рахунок-фактуру. Рахунок з’явиться у головному вікні GnuCash, готового додати елементи.
На малюнку 3 я додав один рахунок до рахунку-фактури (змішувача). Обов’язково введіть усі реквізити (наприклад, правильний рахунок доходу). Звичайно, ви можете додати до цього рахунку стільки предметів, скільки вам потрібно. Приділіть пильну увагу предметам обслуговування, оскільки вони можуть не бути предметом оподаткування.
Проводка та друк
Ви не можете роздрукувати рахунок-фактуру, поки не опублікуєте рахунок. Коли ви виставляєте рахунок-фактуру, він переміщує транзакції до дебіторської заборгованості. Щоб опублікувати рахунок, натисніть кнопку Опублікувати. Якщо ваше вікно занадто мало (як показано на малюнку 3), вам потрібно буде натиснути стрілку вниз, щоб відкрити кнопку Пост. Коли
Ви опублікуєте рахунок-фактуру, ви можете вибрати дату публікації. Якщо ви додали умови до рахунку-фактури, дата платежу (див. Малюнок 4) відображатиме ці умови. ПРИМІТКА. Якщо у рахунку-фактурі є кілька елементів, і ви хочете, щоб усі вони були записані окремо у вашому обліковому записі активів, зніміть прапорець 'Накопичити розділення'.
Якщо ви не створили обліковий запис для публікації, вам потрібно буде натиснути кнопку Новий зараз.
Після опублікування рахунку-фактури ви можете натиснути P, щоб надрукувати рахунок-фактуру. Друкована накладна з’явиться як приклад на малюнку 5.
Заключні думки
GnuCash - набагато більш універсальний додаток, ніж вважають більшість. Ви не тільки можете відслідковувати свої особисті фінанси, GnuCash легко може вирішити завдання вашого малого бізнесу або консультувати фінанси. Дайте йому піти і подивіться, як далеко ви можете підштовхнути цей прекрасний відкритий додаток.